Su Agenda Personal¿Aporta a la Eficacia de su Organización?

Por Roiny Chumpitaz Alvarez (roiny@hotmail.com)
Jefe de Producto Standford – Continental SAC – Perú

En los últimos meses del año las agendas vuelven a tomar protagonismo, pues muchos dedican un valioso tiempo a su adquisición, sea para comercializarlas, para obsequiarlas o para uso personal.

Reconocemos que la eficacia de una organización depende en gran medida del desempeño personal del líder. En razón de que nuestros lectores en su mayoría lideran organizaciones, sean comerciales o institucionales, nos proponemos contribuir a elevar el nivel de eficacia de las mismas. Para lograr esta meta debemos realizar un auto examen, de modo que evaluemos nuestra forma de administrar el tiempo.

Muchos recurren a la tecnología, que a fuerza de innovaciones ofrece equiparnos para ser eficaces. Hoy un adolescente puede estrenar un computador de mano (PDA), registrar de todo, ordenar sus tareas diarias y disfrutar de un juguete con lo último en multimedia. No obstante el mercado de los PDA está siendo conquistado por los teléfonos móviles, la carrera tecnológica nunca se detiene.

De allí que nuestra propuesta incluya etapas. Antes de automatizar es mejor organizar, antes de invertir en tecnología establezca procedimientos y hágalos cumplir. Es el camino más seguro para obtener mejores resultados, sin descartar una posterior etapa tecnológica. Por eso que escribir acerca del uso de las agendas, no es un tema incompatible con la tendencia del mercado.

Más aun revisemos algunas cifras. Por ejemplo, en el caso del Perú, vía importación ingresan cerca de un millón de agendas, que sumadas a las de manufactura local, resulta una cantidad nada despreciable de agendas en uso. Hoy podemos ver tanto a una jovencita escribiendo emocionada sus vivencias como a un serio ejecutivo registrar detalladamente sus reuniones. De hecho la agenda es un instrumento muy usado, el reto es: ¿cómo obtener el máximo beneficio?

Lo que sigue a continuación son siete ideas para cumplir ese reto. Le invito a seguir y a comprobar estas propuestas:

Ahorre su tiempo

Hay ocasiones en las que vemos el reloj y pensamos: ¿Por qué avanzó tan rápido el tiempo? Sucede que con algunas personas nos da ganas de continuar conversando, y con otras nos vemos “obligados” a prolongar una reunión improductiva. La clave para ahorrar un poco de tiempo es respetar la programación que estableció en su agenda, y saber poner alto a una actividad para continuar con la siguiente. Los críticos dirán: “Ah, eres un esclavo de tu agenda”. Pero al final es más conveniente cumplir con lo programado y no convertirnos en “victimas” de las circunstancias.

Genere oportunidades

En el quehacer diario hay ocasiones en las cuales nos preguntamos: ¿Qué pasaría si…? o ¿Por qué esto no se me ocurrió antes?, etc. Estas frases muchas veces involucran ideas que debemos revisar con calma. Atrape esas ideas en su agenda, y luego conviértalas en oportunidades que le servirán próximamente. No demore en apuntarlas, recuerde un viejo dicho: “la tinta más débil es más fuerte que la memoria más poderosa”. Si observa algo interesante en otro rubro, en otra ciudad, etc. regístrelo haciendo referencia a la ocasión, luego podrá preocuparse en la conveniencia de su aplicación.

Encuentre ocurrencias

Sucede a menudo que estamos tratando de recordar: ¿Cuándo ocurrió cierta reunión? o ¿Cuándo fue el diálogo con tal cliente? Si se habitúa a registrar lo importante en su agenda, se dará el gusto de contar con una fuente de datos confiable que le será de mucha ayuda en el momento más inesperado. Esas conversaciones de ocasión, esos números telefónicos que recibimos al paso, esos datos que escuchamos “sin querer”, ubicados en su contexto, se convierten rápidamente en información valiosa. Recuerde que para sobrevivir en un mercado altamente competitivo no es suficiente poseer muchos datos, se tiene que disponer de información oportuna.

Neutralice desenfoques

Tenga presente que interactuamos con personas que tienen sus metas y prioridades. Por eso es importante aprender a neutralizar los intentos de ser apartados de nuestros objetivos. No permita que otros marquen la pauta de su vida, aprenda a decir “no”, de tal manera que pueda evitar actividades que le dispersen y que finalmente representen una fuga de su recurso más valioso: el tiempo. El uso de la agenda es clave para el cumplimiento de las actividades establecidas. Si usted logra enfocarse potenciará su eficacia. Pretender ser “todo para todos”, tiene un alto costo llamado desenfoque. Anule lo que le distrae y simultáneamente trate de generar oportunidades de lo que le acerca a su meta.

Domine sus impulsos

En la práctica hablar de programación suena algo utópico, pues nuestros hábitos operativos más se orientan a tratar de resolver los problemas diarios, según se presenten. Tarde o temprano nos daremos cuenta que el principal desorganizador de nuestros planes somos nosotros mismos. Debemos aprender a dominar esos impulsos emotivos (sea alegría, euforia, ira, tristeza, etc.) que nos apartan de toda programación establecida. Esfuércese en ejecutar lo que debe hacer y no lo que quiere o siente hacer, esto le significará tener el control sobre su reacción ante las circunstancias.

Anticipe su estrategia

La mejor forma de ser más efectivo, es estar preparado. Cuando nos habituamos a revisar los próximos eventos, sean reuniones, presentaciones, etc., lograremos tener una gran ventaja. Pues el anticiparnos nos permite tener el tiempo y la concentración para buscar la información necesaria, consultar con las personas adecuadas, elaborar una estrategia particular. Desafíese a ir mejor preparado a sus reuniones, hágase el propósito de sólo recurrir a la improvisación o “experiencia”, para cuando sea absolutamente inevitable.

Sueñe y prográmelo

Finalmente le desafío a escribir en su agenda los grandes eventos que marcarán el derrotero de su vida. Le animo a fijar fechas en las cuales alcance metas que marcarán la pauta de su desarrollo. Establezca hitos para no perderse en el quehacer diario, aunque parezcan difíciles de cumplir, le servirán para saber si está avanzando correctamente. Sea Ud. el que elija la tendencia que seguirá en los próximos años, escriba a través de sus actividades la orientación de su vida y organícese en pos de ella.

Quiero terminar presentándoles un acróstico que hemos formado con cada una de las ideas presentadas:

• Ahorre su tiempo
• Genere oportunidades
• Encuentre ocurrencias
• Neutralice desenfoques
• Domine sus impulsos
• Anticipe su estrategia
• Sueñe y prográmelo