Pautas para el correcto uso del email en el trabajo

Las organizaciones actuales son inconcebibles sin el email. Sin embargo, esta poderosa herramienta, mal utilizada, puede dañar relaciones y hasta destruir carreras…

El correo electrónico facilita enormemente el trabajo en las organizaciones. Gracias a él, podemos concertar citas, anunciar una reunión, actualizar un tema de rutina, hacer preguntas rápidas o acelerar un trámite administrativo.

Sin embargo, el email también puede ser una fuente de problemas. Por ejemplo, un mensaje malinterpretado puede dañar seriamente la relación entre dos colegas y perturbar el funcionamiento de un equipo de trabajo.

Así, a la hora de utilizar esta poderosa herramienta de comunicación, es necesario considerar una serie de pautas:

1) Las limitaciones de los emails generales

Algunos líderes se apoyan en el mail como fuente principal de comunicación (especialmente, aquellos que no se sienten cómodos cuando tienen que desempeñarse con grupos)

Habitualmente, racionalizan esta decisión alegando que el correo electrónico es un excelente medio para mantenerse comunicados las 24 horas.

No obstante, los emails generales nunca podrán reemplazar las reuniones. Es enorme el valor de la comunicación personal en la que pueden conversarse los distintos temas y explorarse ideas en forma conjunta.

2) Nunca envíe un mensaje negativo por email

Transmitir un mensaje negativo suele ser difícil incluso cuando se hace cara a cara. Pero, por email, los riesgos se multiplican.

“Su informe tiene dos días de retraso. ¿Por qué no lo entregó?”, escribió un jefe con tono de genuina curiosidad.

Sin embargo, el destinatario lo interpretó como un severo reproche. Así, inmediatamente se puso a la defensiva y pensó: “¿Ni siquiera fue capaz de llamarme?”

3) La regla de las 24 horas

Si usted recibe un email que lo irrita, nunca lo conteste inmediatamente.

Tómese un día entero para pensar si conviene hablar con esa persona (o, al menos, redactar la respuesta más cuidadosa).

Una vez que empieza el ida y vuelta de emails explosivos, la intención original queda en el olvido y los rencores ganan el centro de la escena, dañando seriamente la relación.

Incluso, muchas personas reenvían copias a otros para cubrir sus espaldas. Gracias a la facilidad con que los emails pueden editarse y acortarse, si usted responde sin pensar, correrá el riesgo de que sus palabras sean mostradas fuera de contexto a todos los miembros de la organización.

4) Redacte en forma más educada de la que habla

La palabra escrita carece de tono e inflexión. Así, todos los correos electrónicos deberían incluir muchas palabras amistosas (aunque parezcan poco espontáneas).

Si usted no se detiene a considerar cómo sonará su email al destinatario, posiblemente tenga que corregir la situación más adelante.

5) Gramática y ortografía

Cuando usted escribe un email, su gramática y ortografía serán juzgadas como si se tratara de una carta formal.

Así, no olvide los signos de puntuación y coloque las mayúsculas donde corresponde.

Si usted no cuida su estilo, podría dar la imagen de que no entiende lo que escribe.

6) Escriba todos sus emails como si los fuera a leer su jefe

Muchas personas envían emails con notables faltas de discreción.

Sin embargo, es importante considerar que el correo que un empleado envía desde su casilla corporativa puede ser recuperado y leído por los directivos. En casos extremos, esto puede terminar en un despido.

Así, escribir cada email como si fuera destinado a su jefe es una excelente manera de controlar políticamente su contenido.

7) Gestione la expectativa de respuesta

La velocidad del correo electrónico ha creado una expectativa de respuesta inmediata.

Cuando uno no contesta enseguida, tal vez el corresponsal crea que lo estamos ignorando y se sienta frustrado.

Por lo tanto, cuando esté fuera de su oficina, deje un mensaje automático que indique que no estará contestando emails.

En definitiva, los emails son poderosas herramientas de productividad y simplifican enormemente las tareas de las organizaciones.

Pero estas ventajas conllevan algunos riesgos ausentes en las comunicaciones telefónicas y personales.

Así, cada vez que envíe un correo ajústese estrictamente a la Netiquette, las reglas de buena educación online.

Autora: Cristina Mejias, consultora / Fuente: Materiabiz