7 formas de perder tiempo con reuniones de negocios

Lo último que el organizador de una reunión desea es que los participantes se pregunten para qué los convocó, o qué van a sacar de ella. Si una reunión no tiene una agenda bien definida y pasos a seguir, es casi seguro que los asistentes se van a distraer.

Aquí, siete pecados capitales a tener en cuenta para que las reuniones no fracasen.

1. Reuniones que se convierten en un ritual inútil. Muchas veces las empresas tienen pautada una reunión semanal, mensual o semestral para analizar ciertos temas prefijados. Cuando la reunión no se realiza porque sea necesaria se vuelve aburrida y los asistentes suelen desconectarse pronto. Consejo: analice la rutina y no convoque a una reunión a menos que tenga un objetivo concreto para ella.

2. Reuniones que son una conversación de una sola vía. La gente se suele desconectar cuando hay una persona que monologa un rato largo. Conferenciar es la peor manera de enseñar, informar o motivar a la acción. Consejo: Invite a su equipo a hablar, a intercambiar ideas y a comentar lo que han escuchado.

3. Reuniones con liderazgo poco estricto. En las actuales conferencias “virtuales” se pierde mucho tiempo esperando que todo el mundo se sume. Esto castiga a los que fueron puntuales. La posibilidad es, entonces, que la reunión se dilate y luego no tengan tiempo de terminar lo que tenían entre manos en sus escritorios. Consejo: Elija un líder que sea organizado y con autoridad como para dejar que los impuntuales se actualicen solos.

4. Reuniones que comentan inconvenientes en lugar de estrategias. Si se dedica mucho tiempo a preguntar a los empleados por qué los resultados no fueron satisfactorios, todo el mundo va a salir de la reunión con la cara larga. Consejo: Use el pasado como plataforma para comprender y planear acciones futuras, no como un azote para castigar a la gente. La iniciativa colectiva en la sala debería usarse para evitar errores futuros.

5. Reuniones que interrumpen las horas más productivas. Lo mejor sería no realizar una reunión en horas de la mañana. Consejo_ Prográmelas en la tarde cuando salir del cubículo puede significar un placentero descanso.

6. Reuniones que se celebran en un entorno anodino. En la gran mayoría de las reuniones los empleados se reúnen alrededor de la mesa de conferencias y mantienen la mirada fija en el líder que está en la cabecera. Eso no ayuda a estimular la discusión y las ideas creativas. Consejo: Lleve a sus empleados a una reunión “ambulante” en el parque o alrededor del edificio o de la manzana. Cuando se camina el mundo se ve diferente y eso estimula las ideas frescas.

7. Reuniones que son demasiado formales y rígidas. Muy pocas veces quienes presiden las reuniones tienen sentido del humor. El resultado es una habitación llena de empleados aburridos e inquietos. Consejo: Córtela con música, con un video, con juegos o con un cuento interesante.

Fuente: Revista Mercado – Argentina